Nio tips inför beställning av catering- & evenemangstjänster

Vårens och försommarens evenemang står för dörren och det är hög tid att beställa mat, dryck, personal och kringtjänster till sammankomster som planeras.

Med över 20 år i branschen är Jenny Jarl är senior projektledare på Carotte, en premiumleverantör av cateringtjänster. Genom sin omfattande erfarenhet inom eventplanering och catering delar hon med sig av värdefulla råd till de som vill höja standarden på sitt evenemang.

1. Definiera evenemangets konturer
Jenny menar att alla detaljer inte behöver vara på plats för att inleda en dialog med sin cateringpartner. Tillsammans kan evenemangets konturer definieras. Vid första kontakt är det bra att ange syfte, antal gäster, datum, tid och plats – i den mån detaljerna är fastställda. Carottes projektledare hjälper gärna till med formatet.

2. Kommunikation är nyckeln
En öppen dialog om förväntningar och specifika behov, såsom allergier och preferenser av eventuellt tema, underlättar. ”Att förstå kundens vision och behov är kärnan i att skapa en skräddarsydd cateringupplevelse,” säger Jenny. Hos Carotte kan man uppdatera antal och allergener så nära inpå som två veckor innan genomförande.

3. Planering
Att beställa tjänster i god tid underlättar för att säkerställa sin leverans. Under våren och försommaren är det många privata evenemang och företag som samlas för konferenser och sommarfester. ”Det finns en risk att vissa populära datum blir fullbokade,” berättar Jenny.

4. Flexibilitet och öppenhet för förslag
Carottes team av kockar och projektledare är experter på att skapa minnesvärda upplevelser och har genomfört tusentals event. Jenny uppmuntrar beställare att vara mottagliga för förslag som kan förbättra evenemanget. ”Att boka tillräckligt med servicepersonal eller våga prova något nytt kan optimera upplevelsen”, säger Jenny.

5. Sätt en realistisk budget
Att förstå och kommunicera budgeten tydligt från start möjliggör för Carotte att erbjuda det bästa möjliga inom givna ekonomiska ramar. Jenny påminner om att en tydlig budget hjälper teamet att arbeta mer effektivt och kundanpassat.

6. Logistisk planering
Att planera för leveranser, servering och hantering av utrustning är avgörande för att evenemanget och tidsschemat ska löpa smidigt. ”Logistik är en grundläggande komponent som ofta underskattas”, betonar Jenny.

7. Kringtjänster för en komplett eventupplevelse
Många gånger krävs det mer än kvalitativ mat och servicepersonal för ett fulländat event. Carotte erbjuder också ett brett utbud av tilläggstjänster. Jenny förklarar: ”Vi kan förse evenemang med allt från tält och bardiskar till bartenders och dekor. Vårt mål är att göra varje evenemang så bekymmersfritt som möjligt.”

8. Flexibla lokaler för alla typer av evenemang
Ofta kan det vara en lättnad för både deltagare och nyckelpersoner att lämna kontoret eller hemmet vid ett event. ”I Stockholm driver Carotte festvåningar som Agdas på hörnet, Epicenter, Elements, Kulturhuset, Konserthuset och vår restaurang på Gärdet,” tillägger Jenny. ”Vi har även fina venues och vassa kockar i Göteborg och Jönköping. Givetvis levererar Carotte även till andra aktörer som är öppna för externa cateringleverantörer.”

9. Värdera feedback
Efter evenemanget är kundens feedback av stor vikt för Carotte. Jenny avslutar med att säga, ”Vi strävar alltid efter att förbättra våra tjänster och uppskattar all den feedback vi får.”

Med dessa råd från Jenny kan du känna dig trygg i att ditt nästa evenemang kommer att bli både smidigt och uppskattat. Carottes engagemang för kvalitet och kundnöjdhet står i centrum vid varje leverans.

Läs mer om Carottes catering HÄR